領収書をなくしたらどうする？経費をあきらめる前に確認したいこと

「領収書をなくしてしまった…」

「これって、もう経費にできない？」

「カード明細はあるけど、それだけで大丈夫？」

そんなとき、すぐにあきらめる必要はありません。

まず大切なのは、

その支払いが実際に事業のために使ったものだと確認できる資料が残っていないか探すこと

です。

この記事では、領収書をなくしたときに、まず何を確認すればいいのかを順番に整理します。

1. まず購入先に再発行できないか確認する

最初に確認したいのは、

領収書や利用明細を再発行してもらえないか

です。

たとえば、

• 店舗
• ホテル
• セミナー運営会社
• 交通機関
• ネットショップ

などでは、購入履歴を確認できれば、領収書や利用明細を再発行できる場合があります。

まずは購入先に問い合わせてみましょう。

再発行をお願いするときに伝えること

次の情報があると確認してもらいやすくなります。

• 購入日
• 金額
• 商品・サービス内容
• 支払方法
• 名前
• 注文番号

メールやアプリに購入履歴が残っていないかも確認してください。

2. クレジットカードで払った場合

クレジットカードで支払っている場合は、

カードの利用明細

を確認します。

利用明細には、

• 利用日
• 利用先
• 金額

などが記載されていることがあります。

さらに、

• 注文確認メール
• 商品の購入履歴
• 利用明細書
• 請求書

などが残っていれば、一緒に保存しておきましょう。

カード明細だけで終わらせない

カード明細には、

「何を買ったのか」

まで詳しく書かれていないことがあります。

たとえば、

「○○ストア 12,800円」

だけでは、仕事用の備品を買ったのか、プライベートの商品を買ったのか分からないことがあります。

そのため、

取引内容が分かる資料も一緒に残す

ことを意識してください。

カード明細が残っている場合は、クレジットカード明細だけで経費にできる？領収書がないときの考え方を確認してください。

3. 銀行振込の場合

銀行振込で支払った場合は、

• 通帳
• ネットバンキング履歴
• 振込明細
• 請求書
• 契約書
• メール

などを確認します。

銀行口座に支払い記録が残っていても、

「何の支払いか」

が分からない場合があります。

そのため、請求書やメールなど、

支払いの目的が分かる資料

も合わせて保存しておくと確認しやすくなります。

4. Amazonなどネット通販の場合

ネット通販の場合は、紙の領収書が手元になくても、

購入履歴から領収書や請求書などを確認できるケースがあります。

まず、

購入したサイトの注文履歴

を確認しましょう。

確認したいのは、

• 購入日
• 商品名
• 金額
• 販売者
• 支払方法

です。

メールも確認しよう

ネット購入では、

• 注文確認メール
• 発送メール
• 決済完了メール

なども残っていることがあります。

こうした資料も、取引内容を確認するための手掛かりになります。

5. 現金で払って領収書をなくした場合

少し困るのが、

現金払いで領収書もなくした

ケースです。

クレジットカードや銀行振込のように、金融機関側の記録が残らないからです。

まず、

• 購入先
• 購入日
• 金額
• 内容

を思い出し、購入先に再発行できないか確認してください。

自分で記録を残しておく

再発行が難しい場合でも、

何の支払いだったのか分からなくならないように、

• 日付
• 金額
• 支払先
• 内容
• 仕事との関係

を記録しておきます。

ただし、自分でメモを作っただけで税務上の要件をすべて満たすとは限りません。

判断が難しい取引については、専門家や税務署に確認してください。

6. 「出金伝票を作れば大丈夫」とは限らない

領収書をなくした場合について調べると、

「出金伝票を書けばOK」

という説明を見かけることがあります。

しかし、

出金伝票を書けば、どんな支払いでも自動的に経費として認められる

ということではありません。

大切なのは、

本当に事業に必要な支出だったのか

そして、

その取引内容を説明できるか

です。

領収書以外に残っている資料も合わせて保管しましょう。

7. 経理で大切なのは「後から説明できること」

経費を記録するときに大切なのは、

単に会計ソフトへ金額を入力することではありません。

数か月後に見たときに、

「これは何の支払いだったのか」

が分かる状態にしておくことです。

たとえば、

「12,000円 消耗品費」

だけではなく、

「施術室で使う○○購入」

など、内容が分かるようにしておくと後から確認しやすくなります。

8. 領収書や請求書は保存しておこう

個人で事業をしている方は、収入や必要経費を記載した帳簿だけでなく、業務に関して受け取った請求書や領収書なども整理して保存する必要があります。

白色申告の場合、国税庁は業務に関して受け取った請求書・納品書・送り状・領収書などについて、原則5年間の保存を案内しています。

青色申告では、領収証などの現金預金取引等関係書類について、原則7年間の保存が必要とされています。所得金額等によって5年となる場合もあります。

インボイス制度や消費税の仕入税額控除が関係する場合は、別の保存要件が関係することもあります。

そのため、

「領収書は確定申告が終わったら捨てる」

という扱いにはしないようにしましょう。

レシートの宛名が気になる方は、レシートに宛名がなくても経費にできる？個人事業主向けにやさしく解説を確認してください。

9. 電子で受け取った領収書にも注意

最近は、

• PDF
• メール
• Webサイト
• アプリ

などで領収書や請求書を受け取ることも増えています。

電子で受け取った取引情報には、電子帳簿保存法のルールが関係する場合があります。

紙だけを整理するのではなく、

電子で受け取った書類も、どこに保存するか決めておく

ことが大切です。

10. 領収書をなくさないための仕組みを作る

一番楽なのは、

なくしてから探すのではなく、なくさない仕組みを作ること

です。

たとえば、

紙の領収書

財布に入れっぱなしにしない。

↓

帰ったら決めたボックスへ。

メールの領収書

専用フォルダを作る。

ネット購入

毎月決まった日に購入履歴を確認。

スマホで受け取ったもの

保存場所を決める。

このように、

「受け取ったらここ」

を一つ決めるだけでもかなり違います。

領収書をなくしたときのチェックリスト

困ったときは、次の順番で確認してみてください。

□ 購入先へ再発行を依頼できないか確認した

□ クレジットカード明細を確認した

□ 銀行口座の履歴を確認した

□ 購入履歴を確認した

□ メールを確認した

□ 請求書が残っていないか確認した

□ 支払日を記録した

□ 支払先を記録した

□ 金額を記録した

□ 何のために使ったのか記録した

判断に迷ったら無理に決めなくて大丈夫

経理をしていると、

「これは大丈夫かな？」

と判断に迷うことがあります。

そんなときに、

ネットの記事を何時間も読み続けて、自分だけで答えを出そうとしなくても大丈夫です。

税務上の扱いは、取引の内容や状況によって変わることがあります。

不明な場合は、

• 税理士
• 所轄税務署
• 国税庁の情報

などで確認しましょう。

まとめ｜領収書をなくしても、まずは残っている資料を確認しよう

領収書をなくしたら、

すぐにあきらめるのではなく、まず次の順番で確認しましょう。

1. 再発行できないか確認

2. クレジットカード明細を確認

3. 銀行履歴を確認

4. 注文履歴・メールを確認

5. 取引内容を記録

そして次回からは、

「領収書を受け取ったら、ここに保存する」

というルールを作っておきましょう。

経理は、細かい知識を全部覚えることより、

困らない仕組みを作ること

の方が大切です。